【プロジェクト計画書の解説】目的設定のポイントとよくある失敗例
最近、「プロジェクトの目的」を正確に理解しないまま進めているPMが目立ちます。
特に、新しい働き方やリモート環境の普及で、コミュニケーションや意思決定の透明性が求められる中、この問題はますます顕著です。
例えば、こんな経験はありませんか？
自分で作成したプロジェクト計画書に書かれた『目的』が次のような状態だった場合は要注意です：
- 目的と手段が混同している
- 目的の根拠が曖昧でわかりにくい
- 具体性に欠け、達成基準が不明確
プロジェクト目的を理解していないPMの現状
こんにちは、林 雄一郎です。
以前、プロジェクト管理に関するアンケートを行いました。
その結果、「プロジェクトの目的を正確に理解していますか？」という質問への回答は、以下の通りでした：
- PM人材の77%（39人中30人）が「YES」と回答
- 教育関連担当者の25%（4人中1人）が「YES」と回答
この差は一体何を意味しているのでしょうか？
特に教育関連担当者が「目的を理解していない」と回答したのは興味深いポイントです。
目的を正しく設定できているか？実例を検証
以下に、某企業のプロジェクト計画書から抜粋した『目的』を示します：
株式会社XYZのプロジェクト目的
「来年度の事業計画として売上増加を達成するため、新規システムをリリースする。
その一環として動画セットアップ業務を効率化し、受注処理と連動させることでコスト削減を図る。」
一見、妥当な目的に見えますが、実は不十分です。
以下のような疑問が浮かびます：
- このプロジェクトで「顧客は何を得られるのか？」
- 具体的な成功指標はあるのか？
- 手段が目的と混同していないか？
改善例（正確な目的設定のサンプル）：
「動画セットアップ業務の処理速度を平均50%向上させることで、業務効率を改善し、2025年度までに売上高を前年比20%増加させる基盤を構築する。」
プロジェクト目的の明確化に必要な3つの視点
1. 目的とは「顧客のHAPPY」
目的を定義する際、まず考えるべきことは「顧客がプロジェクトの結果として何を得たいのか」です。
具体的には以下を明確化します：
- 顧客が手に入れたい価値
- その価値がもたらすメリット
2. なぜ明確化が重要か？
目的が不明確な場合、以下のようなリスクがあります：
- 不要なシステムが開発され、リソースが無駄になる
- 成果を評価できず、チームのモチベーションが低下する
- 顧客満足度の低下により、長期的な信頼関係が損なわれる
具体的な手順：目的を明確化するプロセス
ステップ1：プロジェクト立ち上げ経緯の調査
- 情報源：作業範囲記述書、顧客ヒアリング
- 確認ポイント：
- 市場の要求やビジネスニーズ
- 顧客の課題や要望
- 技術進歩や法的要件
ステップ2：目的の妥当性を検証
- 情報源：ROI、ROA、ROEなどの指標
- 確認ポイント：
- 投資対効果が見込めるか？
- 顧客が明確な意思を持っているか？
ステップ3：関連組織への影響を確認
- 情報源：プロジェクト全体のスコープ
- 確認ポイント：
- 他部門への影響を考慮しているか？
- 組織間の連携を円滑にする計画があるか？
ステップ4：目的の整理と具体化
- 整理ポイント：
- 数値目標を設定する
- 達成基準を明確にする
NG例：間違った目的設定のパターン
ケース1：目的と手段が混同している
「新しいシステムを導入して業務を改善する」
→ 手段が目的化している。
ケース2：目的の根拠が不明確
「コスト削減を図る」
→ 具体的な削減額や施策が不明。
ケース3：達成基準がない
「売上を増加させる」
→ 増加目標が数値化されていない。
まとめ：PMが目的を明確にすべき理由
プロジェクトは顧客にとって「あるべき姿」を実現するための道具です。
そのため、PMは以下のことを意識する必要があります：
- 技術的な視点だけでなく、ビジネス的視点を持つ
- 顧客の立場に立ち、「HAPPY」を追求する
- 計画を具体化し、チームが動きやすい基盤を作る
プロジェクトの目的を明確にし、成功への第一歩を踏み出しましょう！
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