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【失敗プロジェクト】要件定義での失敗事例から学ぶ初心者プロジェクトマネージャーのための注意点


プロジェクトマネージャーとして、初めてプロジェクトを担当すると、失敗する可能性が高いものです。


失敗は避けられないものではありませんが、失敗した経験から学び、次回は成功に向けた改善を行うことができます。


そこで、iPM naviとChatGPTがコラボレーションして、あなたに向けたスキルアップできるコラムを配信しています。


このコラムでは、失敗プロジェクトの事例を元に初心者プロジェクトマネージャーが陥りがちな問題点や改善方についてアドバイスをしていきます。


以下の方にオススメのコラムです!!


・プロジェクトマネージャーになりたい方

 

・現在プロジェクトを進めている方

 

・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方

 

・初めてプロジェクトを担当する方 

 

・プロジェクトの成功に向けて改善を考えている方 是非、このコラムを参考にしてみてください。

 

監修:プロコンサル Yuichiro Hayashi 2000年に大手コンサルファームBにジョイン。 同社の創業時からパートナーとして、セールス・コンサルティングとあらゆる組織で活躍しビジネスの拡大に貢献。 2005年にコンサルファームを設立。総数2,000以上のプロジェクトに携わり、経験したプロジェクトの検証と分析から『現場で使えるノウハウやリスク情報』を法人顧客やフリーランスPMOに提供。 2020年に大手クラウドソーシング 取締役としてジョイン。大手コンサルファームBでのセールススキルを活かして同社スタートアップサービスの拡大に貢献。

 

目次:


1.はじめに

プロジェクトマネージャーにとって、要件定義はプロジェクトの成功につながる重要な工程の一つです。しかし、要件定義において問題が発生することもあり、それがプロジェクトの失敗に繋がることもあります。 今回は、要件定義での失敗事例から学ぶ、初心者プロジェクトマネージャーが注意すべき点について解説します。 要件定義において起こりがちな問題とその対処法について理解し、プロジェクトの成功につながるスキルを身につけましょう。


時短したい人は30秒動画でこのコラムのポイントをお伝えしてます!!

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2.失敗プロジェクトの事例

▪️プロジェクトのスコープと体制▪️ ・クライアントは大手通信メーカー ・クライアントの情報システム部で基幹業務の新規構開発を実施 ・製造管理、仕入管理、顧客管理がシステム化対象 ・中堅SierのA社が開発全般を請け負う ・開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成 ・プロジェクトマネージャーはA社の佐藤(PM初心者)


▪️失敗プロジェクトの内容▪️ 要件定義工程で問題が起こりました。

当該工程の最終日に、クライアントからの要求が多すぎたことで、予定通りに納品ができないことが判明しました。

そこで初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトオーナーにスケジュールの延期を求めました。

しかし、プロジェクトオーナーは「当社としてもスケジュールを変更されるのは困る。計画通りに納品して欲しい」とクレームがありました。

初心者プロジェクトマネージャーは、この問題を回避することができず、

・クライアントの要求が欠落したシステムの完成。

・大幅な予算超過。

このようにプロジェクトが破綻して失敗に終わりました。


結果として、初心者プロジェクトマネージャーは、要件定義の最終日までクライアントの要求のボリュームを知らず、プロジェクトを進めていました。

**守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。

3.失敗の原因

この原因は、以下の通りでした。


(1)要件定義工程でトラブルが起こって作業が遅延していた。 (2)要件定義工程で当初の要件よりも増えたことでスコープが広がっていた。 (3)プロジェクト計画で作成したスケジュールが間違っていた。

4.ChatGPTのアドバイス

(1)コミュニケーションの改善 クライアントからの要求が増えたことを早い段階で把握するために、初めからクライアントとのコミュニケーションを密に行い、要件定義工程での進捗状況や追加の要求について随時確認することが重要です。 (2)リスクマネジメントの強化 要件定義工程でのトラブルや増加した要件に対して、事前にリスクマネジメントプランを策定し、追加のスケジュールや予算を確保するための手段を準備しておくことが重要です。 (3)スコープ管理の徹底 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのスコープを明確に定義し、スコープ範囲内で進捗を管理することが必要です。 スコープの範囲外に進出するような要求がある場合は、それを正確に評価し、それに応じたスケジュールと予算の調整を行う必要があります。 (4)スケジュール管理の見直し

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのスケジュールを作成する際に、適切な余裕を持ったスケジュールを策定する必要があります。 さらに、進捗状況を定期的にチェックし、スケジュールに適宜修正を加えることが重要です。

5.iPM naviプロコンサルのアドバイス

Pro consultant MASA (1)ビジネスインパクトの強いシステム機能を優先的に開発して、段階的にサービスを利用できるようにします ・優先順位を決定するために、クライアントと話し合い、彼らのビジネス上の必要性を理解します。 ・開発チームと協力して、重要度の高い機能を抽出し、リストを作成します。 ・プロジェクトの現在の状態を評価し、このリストを優先順位付けします。 ・開発チームに指示を出し、優先順位が高い項目から開発を進めます。 ・開発が完了した項目は、段階的にサービスとしてリリースしていきます。 (2)クライアントからの全要件をシステム化するために、開発メンバーを増員します。 ・必要なスキルセットを備えた追加の開発者を探し、開発チームに加えます。 ・開発者にクライアントの要件を明確に説明し、開発が始まる前に要件の確認を行います。 ・開発チームによるシステム化された要件の実装を進めます。 ・定期的に進捗状況を報告し、クライアントの要件に対してのフィードバックを受け取ります。 ・開発が完了した項目は、段階的にサービスとしてリリースしていきまく。 (3)スケジュールを延期する重要性をプロジェクトオーナーへ説明して、合意が得られなければプロジェクトを中止します。 ・プロジェクトの現状を分析し、納期を守ることが困難であることをプロジェクトオーナーに説明します。 ・プロジェクトオーナーに、スケジュールを延期することによるリスクや影響についての情報提供を行います。 ・プロジェクトオーナーと協力して、現在の状況と可能な解決策を詳細に検討し、最善のオプションを見つけます。 ・スケジュールの延期を決定した場合は、チームに明確なスケジュール変更を伝え、各メンバーにタスクを再割り当てます。 ・クライアントにスケジュール変更を伝え、影響を最小限に抑えるために、可能な限り調整します。 ・スケジュール延期を受け入れることができない場合、プロジェクトを中止する決定を下します。 ・中止の場合は、クライアントに説明し、現在の進捗状況を報告します。 ・必要な場合は、クライアントとの契約書に従って、プロジェクトの遅延や中止に関する責任や補償について説明します。


6.最適な解決策

iPM naviの解決策をベースにして、ChatGPTのアドバイスを盛り込んだ最適な解決策となります。 (1)ビジネスインパクトの強いシステム機能を優先的に開発して、段階的にサービスを利用できるようにします。 まず、開発チームとクライアントが協力して、ビジネス上の必要性を理解する必要があります。 その上で、ビジネスインパクトの強いシステム機能を抽出し、優先順位リストを作成します。 次に、プロジェクトの現在の状況を評価して、優先順位リストを確定し、開発チームに指示を出して、優先順位が高い項目から開発を進めます。 そして、開発が完了した項目は段階的にサービスとしてリリースします。 (2)クライアントからの全要件をシステム化するために、開発メンバーを増員する。 開発チームに必要なスキルセットを備えた開発者を追加して、クライアントからの全要件をシステム化します。 開発者にクライアントの要件を明確に説明し、開発が始まる前に要件の確認を行います。 開発チームによるシステム化された要件の実装を進め、定期的に進捗状況を報告して、クライアントの要件に対してのフィードバックを受け取ります。 そして、開発が完了した項目は段階的にサービスとしてリリースします。 (3)スケジュールを延期する重要性をプロジェクトオーナーへ説明して、合意が得られなければプロジェクトを中止する。 プロジェクトの現状を分析して、納期を守ることが困難であることをプロジェクトオーナーに説明し、スケジュールを延期することによるリスクや影響についての情報提供を行います。 その上で、プロジェクトオーナーと協力して、現在の状況と可能な解決策を詳細に検討して、最善のオプションを見つけます。 スケジュールの延期を決定した場合は、チームに明確なスケジュールを伝え、作業を再調整することが必要です。

これらの解決策を統合することによって、以下の手順を使ってください。 手順1: 開発チームとクライアントが協力して、ビジネス上の必要性を理解し、ビジネスインパクトの強いシステム機能を抽出し、優先順位リストを作成します。 手順2: 開発メンバーを増員して、クライアントからの全要件をシステム化します。 開発者にクライアントの要件を明確に説明し、開発が始まる前に要件の確認を行います。 開発チームによるシステム化された要件の実装を進め、定期的に進捗状況を報告して、クライアントの要件に対してのフィードバックを受け取ります。 手順3:

ビジネスインパクトの強いシステム機能を優先的に開発して、段階的にサービスを利用できるようにします。 開発チームに指示を出して、優先順位が高い項目から開発を進めます。 そして、開発が完了した項目は段階的にサービスとしてリリースします。 手順4:

スケジュールを延期する重要性をプロジェクトオーナーへ説明して、合意が得られなければプロジェクトを中止します。 プロジェクトの現状を分析して、納期を守ることが困難であることをプロジェクトオーナーに説明し、スケジュールを延期することによるリスクや影響についての情報提供を行います。 その上で、プロジェクトオーナーと協力して、現在の状況と可能な解決策を詳細に検討して、最善のオプションを見つけます。 スケジュールの延期を決定した場合は、チームに明確なスケジュールを伝え、作業を再調整することが必要です。 これらの手順により、ビジネスインパクトの強いシステム機能を開発するために必要なリソースを確保しながら、クライアントの要件を満たすことができます。 また、スケジュールの延期に関する意思疎通を行うことで、プロジェクトの遅延や失敗を未然に防ぐことができます。

7.初心者PMが身につけるべきスキル

今回の失敗プロジェクトの事例から初心者プロジェクトマネージャーには以下のスキルが求められます。 (1)コミュニケーションスキル

プロジェクトマネージャーは、ステークホルダー、チームメンバー、顧客、パートナー企業など様々な人々とコミュニケーションを取る必要があります。コミュニケーション能力を高め、意思疎通を円滑にするために、効果的な聴取力やフィードバックの提供、問題の解決方法の提案などが必要です。 (2)プロジェクト管理の基本知識 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画、スケジュール管理、予算管理、品質管理など、プロジェクト管理の基本的な知識を身につける必要があります。 これには、プロジェクトマネジメントのフレームワークやツール、プロジェクト管理のメソッド論、プロジェクト管理におけるリスク管理や品質管理などが含まれます。 (3)チームマネジメントスキル プロジェクトマネージャーは、チームメンバーを指導し、モチベーションを維持し、チームの生産性を向上させるために、リーダーシップ能力とチームマネジメントスキルを身につける必要があります。 チームメンバーのスキルや経験を把握し、適切なタスクを割り当て、チームメンバーの強みを最大限に活かすことが求められます。 (4)プレッシャー下での問題解決スキル プロジェクトマネージャーは、プロジェクトにおいて問題が発生した場合に、迅速かつ効果的に問題を解決する必要があります。 プロジェクトマネージャーは、プレッシャー下で冷静に対応し、問題の本質を把握し、緊急対応策を立てることが必要です。 (5)柔軟性と適応力 プロジェクトマネージャーは、状況が変化することが多く、予期せぬ問題が発生することがよくあります。 プロジェクトマネージャーは、柔軟性と適応力を持ち、変化に対応し、プロジェクトの目標に向けて進むために必要な戦略やアクションプランを策定することが求められます。 (6)プロジェクトに関するドメイン知識 プロジェクトマネージャーは、自分が担当するプロジェクトに関する業界や領域の知識を身につける必要があります。 これにより、プロジェクトの要件や課題、リスクをより深く理解し、より適切な判断をすることができます。 (7)テクノロジーに対する理解と活用能力 現代のプロジェクトマネジメントは、テクノロジーを活用したプロジェクト管理が求められています。 プロジェクトマネージャーは、テクノロジーに対する理解を深め、プロジェクト管理に必要なツールやアプリケーションを活用する能力を身につける必要があります。

8.QAセッション

失敗プロジェクトの原因に関する質問に答えるQ&Aセッションを設けています。 皆さんの疑問や質問に対応することができます。 失敗プロジェクトに対する理解を深め、同じような失敗を回避するためのアドバイスをします。 iPM naviのサイトにアクセスしてコミュニティーに登録してください。 大手コンサルファームの社員や出身者が無料でアドバイスします。 ファームの人材とコミュニケーションが取れるイイ機会です。 是非、ご利用ください。 またコミュニティでは今回の失敗プロジェクトをプロジェクトの教訓としてリスク管理表にまとめました。 こちらも併せてチェックしてください!!

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最後まで読んでくれて有難う御座いました。





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