失敗から学ぶ：スコープ管理

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iPM navi運営事務局

2023年8月14日

【失敗プロジェクトから学ぶ】スコープ拡大が招く3つの致命的ミス：AIと専門家が描く成功への道筋

プロジェクトマネジメントにおいて、スコープの管理は成功の鍵を握る重要な要素です。

しかし、計画段階でのスコープ設定が甘いと、進行中のスコープ拡大がプロジェクト全体に深刻な影響を及ぼします。

本レポートでは、失敗プロジェクトを題材に、スコープ管理の失敗がどのようにプロジェクトに影響を及ぼすかを紐解きます。

具体的には、スコープ拡大によって引き起こされたリソース不足や進捗遅延、クライアントとの対立といった課題を詳細に分析します。

また、AIや外部専門家の導入を通じた解決策を提示し、これらの失敗を回避するための実践的なアプローチを提案します。

初心者PMが陥りやすいミスを具体例で解説し、それらに基づく解決策を明確にすることで、プロジェクトの成功率を向上させるための知見を提供します。

初心者PMが陥りやすい失敗

初心者PMが抱える課題には、以下のようなものがあります：

曖昧なゴール設定：プロジェクトの目的が明確でないため、チームメンバーが迷走する。

具体例：大手鉄道会社の基幹業務システム開発プロジェクトでは、初期のスコープ設定が曖昧であったため、後のフェーズで重大な計画変更が必要になりました。

コミュニケーション不足：異なるチーム間での連携が取れず、全体の進捗が停滞する。

具体例：業務チームとテストチーム間での要件のすり合わせが不十分であったため、開発中に仕様変更が多発しました。

過信したスケジュール：現実的でない計画を立て、デッドラインを守れない。

具体例：要件定義フェーズの50%を消化した時点でスコープが拡大し、スケジュール通りに進行できなくなりました。

リスク管理の不十分さ：リスクを考慮した計画が不足している。

具体例：要件定義フェーズでリスクを洗い出さなかったため、スコープ変更時にプロジェクト期間を見直す余地がありませんでした。

プロジェクトの状況

この事例では、大手鉄道会社の情報システム部が基幹業務の新規開発を実施しました。対象となったのは以下の3つの領域です：

路線管理
安全管理
シフト管理

開発全般は中堅SierのA社が請け負い、プロジェクト体制は以下の4チームで構成されていました：

業務チーム：要件定義や業務プロセスの分析を担当。
基盤チーム：システムのインフラ設計と構築を担当。
テストチーム：テストケース作成と検証を担当。
管理チーム：全体の進捗管理と調整を担当。

プロジェクトマネージャーはA社の佐藤氏（PM初心者）が務めており、要件定義フェーズの途中でスコープの問題が顕在化しました。

問題の設定

要件定義フェーズの50%を消化した時点で、当初のスコープではクライアントの要求仕様を満たせないことが判明しました。

これにより、以下の問題が発生しました：

スコープの拡大：プロジェクト計画フェーズで定めた範囲を大幅に超える内容が追加されました。
計画の不整合：スコープ変更に伴い、スケジュールとリソースの再調整が必要になりました。
クライアントとの対立：プロジェクトオーナーからリリース日の延期が拒否され、初心者PMが問題を解決できませんでした。

原因追求

このプロジェクトの失敗原因は以下の通りです：

スコープ調査の範囲不足：プロジェクト計画フェーズで、システム化の対象業務を十分に調査できていませんでした。
業務知識の不足： PMおよびプロジェクトチームが、クライアント業務の詳細を理解していなかったため、要件定義中に多くの見落としが発生しました。
リスク考慮の欠如：要件定義フェーズでリスクを見積もらず、不確実性に備えたスケジューリングを行いませんでした。

解決策

以下の解決策が提案されました：

解決策A:

明確な目標設定

具体的な目標を設定する：システム化のスコープを詳細に定め、プロジェクト全体のゴールをチーム全員で共有する。
具体例：要件定義段階でクライアント担当者と詳細な合意形成を行い、スコープ変更時には再レビューのプロセスを組み込む。
事前の検証を強化：スコープの妥当性を検証するため、実現可能性調査（フィージビリティスタディ）を導入する。
具体例：計画段階でモデルシミュレーションを行い、各チームがリスクを想定して計画を練ることで、後々のスコープ変更を防ぎました。

解決策B:

専門家の導入

業務知識を補完する：外部の業務コンサルタントやAIプロジェクト経験者を招き、クライアント業務の詳細を迅速に把握。
具体例：専門家の指導により、複雑な業務要件を的確に整理し、要件定義書の品質が向上しました。
チームのトレーニング： PMおよびチームに業務知識の教育を実施。
具体例：業務研修プログラムを通じて、チームメンバーが鉄道業界の用語やプロセスを理解し、要件定義の効率が向上。
外部レビューの導入：要件定義書の内容を専門家にレビューしてもらい、スコープ拡大リスクを抑制。
具体例：レビュー段階で20%以上の要件不備が発見され、早期に修正することで工数削減を達成しました。
専門家による進捗サポート：専門家が定期的に進捗レビューを行い、問題点を早期に発見して解決。
具体例：進捗レビューの結果、データ収集フェーズでの遅れが早期に判明し、計画の柔軟な修正が可能となりました。

解決策C:

リスク管理の強化

リスク分析の徹底：プロジェクト開始時にリスク管理計画を策定し、定期的にリスクレビューを実施。
具体例：進捗管理ツールを使用してリスクの早期発見と対策立案を実現しました。
柔軟なスケジュール：アジャイル手法を採用し、小さなスプリントを繰り返して計画に柔軟性を持たせる。
具体例： 2週間ごとに進捗を確認し、クライアントからのフィードバックを基に計画を見直すプロセスを導入。
リスク軽減策の実行：バッファ期間を設け、不確実性の影響を最小限に抑える。
具体例：テストフェーズでバッファ期間を確保し、突発的な仕様変更にも対応可能な体制を構築しました。

採用された解決策: 解決策B

本プロジェクトでは、解決策Bが採用されました。その具体的な内容は以下の通りです：

外部コンサルタントの導入：業務知識を持つ専門家を招き、要件定義作業を主導しました。
具体例：専門家のアドバイスにより、クライアント業務のフローを短期間で把握し、スコープ変更に迅速に対応できる仕組みを構築。
トレーニングの実施： PMおよびチームが業務知識を習得するための集中研修を実施。
具体例：鉄道業界の基礎を学ぶ研修プログラムを全員で受講し、スムーズな意思疎通が可能に。
進捗管理プロセスの強化：専門家の監修の下、定期的な進捗報告を行い、早期の問題解決を実現。
具体例：進捗報告により、要件定義フェーズの遅延が事前に把握され、対応策を迅速に実施。
結果：要件定義フェーズを再構築し、スコープを適切に再設計することに成功。結果として、プロジェクト全体の遅延リスクを20%削減し、リリース日を維持することができました。