【失敗プロジェクトから学ぶ】なぜ事前調査がスケジュール遅延を招いたのか？プロジェクト破綻を防ぐ3つの解決策
プロジェクト管理において、事前調査は計画の土台を築く重要なステップです。
しかし、その調査が不十分または方向性を誤ってしまうと、後工程で大きな影響を及ぼし、スケジュール遅延やコスト超過、最悪の場合にはプロジェクト破綻を招くことになります。
本記事では、失敗プロジェクトにおける事前調査ミスがもたらした失敗事例をもとに、初心者PMが陥りがちな問題とその背景を掘り下げます。
また、これらの問題に対処するための具体的な解決策を3つの観点から提案します。
プロジェクトを成功に導くための「正しい事前調査」と「実践的な解決策」を理解し、同様の失敗を未然に防ぎましょう。
初心者PMが陥りやすい失敗
初心者PMは、以下のような失敗をしがちです：
事前調査不足：プロジェクト開始前の情報収集やリスクの洗い出しが不十分。
タスク過小評価：必要な工数やリソースを過小評価する。
コミュニケーション不足：ステークホルダーやチームメンバーとの意思疎通が不十分。
これらの失敗は、スケジュール遅延やプロジェクト全体の破綻につながることが多いです。
プロジェクトの状況
1. プロジェクトのスコープと体制
顧客は人材派遣会社。
顧客の情報システム部で新規構開発を実施。
情報システム部の窓口は木村。
プロジェクトオーナーは情報システム部の山田。
システム化スコープは人材管理、案件管理、営業管理。
中堅SierのA社が開発ベンダーとして参画。
A社は全開発工程の成果物の納品、システムリリースの責任を請け負う。
A社の開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成。
A社のPMは佐藤（初心者PM）。
2. プロジェクト目標
品質目標：100%の不具合修正。
スケジュール目標：予定通りのリリース。
コスト目標：予算内でのシステム完成。
3. プロジェクトの進捗状況
現在、プロジェクトは詳細設計工程であり、所要期間の50%が経過した。
一部の機能設計が技術的な問題で遅延している。
顧客の情報システム部 木村に詳細設計工程のスケジュール延期を依頼したが、「当初の計画通り進めてほしい」と一蹴された。
佐藤は状況を把握しているが、具体的な問題や解決策が分からない状態である。
守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。
問題の設定
私がアドバイザーとして、プロジェクトに参画して解決させた経緯のスタートです。
問題を考える場合は、どのマネジメント領域で発生したかを分類することで、後続のアプローチがスムーズに行え、得られた結果の根拠も説得力を持つ。
そこで、今回の問題は、プロジェクトで起きた事象を、様々なプロジェクト情報から考えをもとに考たところ『スケジュールマネジメント領域』で発生した問題として取り扱った。
今回のプロジェクトの問題をこのように設定した。
"事前調査の影響でスケジュールが遅延する"
また、この問題を放置することで、品質目標である要望達成率100%を逸脱する、スケジュール目標であるリリース日を逸脱する恐れがあった。
原因追求
原因を特定するためには関係者へのヒアリングが重要である。
しかし、闇雲に関係者から聞き取りを行っても時間の無駄であることから原因の仮説を3つ立てた。
1. 原因の仮説と検証
仮説1：事前調査において、調査工数が間違っていた。
検証：問題課題管理表に調査工数が少ないことによるトラブル事象の記載はあったか？
仮説2：事前調査において対象業務が間違っていた。
検証：有識者のレビューを通じて対象業務に誤りが認められたか？
仮説3：事前調査において対象技術が間違っていた。
検証：有識者のレビューを通じて対象技術に誤りが認められたか？
2. 今回の問題の原因
事前調査において対象技術が間違っていたことが判明した。
また、PMは技術スキルに不安を持っていることから、メンバーの裁量で調査させ、有識者のレビューを受けなかったことが分かった。
解決策
解決策A：
全ての仕様について有識者が技術的な調査を行うプロセスを確立します。この調査には、関連する技術的な制約やリスクを特定するステップが含まれます。
解決策B：
複雑と思われる機能に限定して、有識者が技術調査を行います。 これにより、リソースを重点的に配分し、リスクを最小限に抑えることが可能になります。
解決策C：
複雑と思われる機能について、有識者が技術調査を実施した上で設計期間を延長します。
採用された解決策
現在のプロジェクトの状況とこの解決策の案をPO山田へ提言した。
PO山田の意向：
品質について：有識者が複雑と思われる機能に対して、技術調査を行うことに問題なし。
設計期間について：設計期間の延期はできない。
このことから、解決策Bを採用した。
また、この解決策を施行することで、開発ベンダーA社は数名の有識者をアサインする工数が必要となり、計画工数を30%超過することになった。
まとめ
本ブログでは、初心者PMが直面しがちなプロジェクト遅延の実例をもとに、その原因と解決策を詳細に解説しました。
プロジェクト管理において、事前調査の徹底、リスク管理、コミュニケーション強化が重要であることが明らかになりました。
初心者PMが同様の課題に直面した際、本記事の内容が役立つことを願っています。
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