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AIが失敗の舞台裏に迫る…5人に1人は経験があるスコープ拡大がもたらす3つの致命的ミス


AIが失敗の舞台裏に迫る…5人に1人は経験があるスコープ拡大がもたらす3つの致命的ミス

プロジェクトマネージャーとして、初めてプロジェクトを担当すると、失敗する可能性が高いものです。


失敗は避けられないものではありませんが、失敗した経験から学び、次回は成功に向けた改善を行うことができます。


そこで、iPM naviとChatGPTがコラボレーションして、あなたに向けたスキルアップできるコラムを配信しています。


このコラムでは、失敗プロジェクトの事例を元に初心者プロジェクトマネージャーが陥りがちな問題点や改善方法についてアドバイスをしていきます。


以下の方にオススメのコラムです!!


・プロジェクトマネージャーになりたい方

 

・現在プロジェクトを進めている方

 

・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方

 

・初めてプロジェクトを担当する方 

 

・プロジェクトの成功に向けて改善を考えている方


是非、このコラムを参考にしてみてください。

 

目次:








 

1.はじめに

プロジェクトマネージャーを目指す皆さんへ向け、失敗プロジェクトから学ぶプロジェクトマネジメントのプロジェクトマネジメントの鍵となるステップの一つ、WBSの頻繁な変更が引き起こす失敗事例を通じて、初心者プロジェクトマネージャーが学ぶべき教訓を探ります。 信頼喪失からモチベーションの低下、遅延したリリースまでの課題と、それを回避するための4つの解決策を詳しく解説します。


2.失敗プロジェクトの事例(システム化のスコープより広がった)

プロジェクトの失敗を紹介します。

2.1.プロジェクトのスコープと体制

・クライアントは大手鉄道会社 ・クライアントの情報システム部で基幹業務の新規開発を実施 ・路線管理、安全管理、シフト管理がシステム化対象 ・中堅SierのA社が開発全般を請け負う ・開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成 ・プロジェクトマネージャーはA社の佐藤(PM初心者)


2.2.失敗プロジェクトの内容

現在の作業は、要件定義フェーズです。「クライアント担当者と要求仕様を具現化する作業を行う中で、プロジェクト計画フェーズで考えていたシステム化のスコープより広がった」という問題が起こりました。 当該フェーズを50%消化した頃に、

プロジェクトチームは、プロジェクト計画フェーズでクライアントの要求仕様を元にシステム化のスコープを決めました。 しかし、要件定義フェーズでクライアント担当者と要求仕様を具現化する作業を行う中で、プロジェクト計画フェーズで予定していたスコープではシステム化ができないことが判明し、当初よりもスコープが広がました。

そのため、プロジェクト計画フェーズでコミットしていたプロジェクト期間と作業工数の変更を行わなければ健全なプロジェクト推進が危うくなりました。

そこで初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトオーナーに「システムのリリース日の延期」を求めました。

しかし、プロジェクトオーナーからは 「スケジュールや予算はプロジェクト計画フェーズで確定している!ましてやリリースは変更できない!」 とクレームがありました。

初心者プロジェクトマネージャーは、この問題を回避することができず、 ・システムのリリースが大幅に遅れた。 ・システム化スコープの再設計による開発チームの工数が大幅に超過した。 このようにプロジェクトが破綻して失敗に終わりました。 **守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。


3.失敗の原因

プロジェクトの失敗の原因が明確になります。

この原因は、以下の通りでした。 (1)プロジェクト計画フェーズでシステム化のスコープを調査する範囲を間違えていた。 (2)プロジェクト計画フェーズでシステム化のスコープの調査をするための業務知識が不足していた。 (3)プロジェクト計画フェーズにおけるシステム化のスコープ決めは、不確実性要素が多いことを知らず、要件定義フェーズでリスクを考慮したスケジューリングと工数の算定を行っていなかった。


4.ChatGPTのアドバイス

プロジェクトの失敗をAIが様々なデータを収集し分析した結果から解決策を導いています。

ChatGPTが失敗プロジェクトの事例と3つの失敗の原因を元にして、様々なデータを収集し分析した結果から解決策を導いています。 (1)プロジェクトスコープの正確な定義 プロジェクトの成否は、計画段階でのスコープ定義にかかっていると言っても過言ではありません。 初心者プロジェクトマネージャーが直面したようなスコープの広がりは、後の工程やリソースに深刻な影響を及ぼす可能性があります。 計画段階でのクライアントとの綿密なコミュニケーションが、プロジェクトの基盤を築く ことなります。 クライアントの要望を正確に理解し、それをプロジェクトのスコープとして明確に定義することで、要件定義フェーズや開発段階でのトラブルを予防できるのです。 スコープ定義においては、クライアントのニーズを丁寧に聞き出し、プロジェクトの目的と一致させることが肝要です。 (2)業務知識の獲得 プロジェクトマネージャーにとって、深い業務知識はプロジェクトの成功に向けた不可欠な要素です。 計画段階でのスコープ定義においても、業界や領域に関する広範な知識がクリティカルです。 業務知識が乏しい状況では、クライアントの要求を適切に解釈し、正確なスコープを定義することが難しくなります。 初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの中核的なテーマや業務フロー、関連する用語などを学び、プロジェクトのコンテキストを理解する必要があります。 業務知識を獲得することで、クライアントとのコミュニケーションがスムーズになり、正確な要件の把握が容易になります。 (3)不確実性の考慮とリスクマネジメント プロジェクトマネージャーにとって、不確実性は避けられない要素です。 特に計画段階でのスコープ定義においては、未知の要素や予測困難な要件が数多く存在します。 こうした不確実性を無視せず、リスクマネジメントの手法を適用することがプロジェクトの成功に欠かせません。 プロジェクトが直面する可能性のあるリスクを洗い出し、評価し、優先順位を付け、対策を計画することで、プロジェクト推進における不確実性を最小限に抑えることができます。


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5.iPM naviプロコンサルのアドバイス

PM naviに参加しているプロコンサルの実践経験から得たノウハウを活かして、失敗しないための解決策を解説します。

Pro consultant えのき


iPM naviに参加しているプロコンサルの実践経験から得たノウハウを活かして、失敗しないための解決策を解説します。 (1)プロジェクトの再開前に契約の内容を見直す 失敗プロジェクトの背後には、初心者プロジェクトマネージャーがプロジェクト計画フェーズで設定したシステム化のスコープと、要件定義フェーズで具現化されたクライアントの要望との不一致がありました。 この問題は、プロジェクトの進行中に浮き彫りになり、スケジュールと工数に大きな影響を及ぼしました。 失敗プロジェクトの教訓から学ぶべき重要なポイントは、プロジェクトがスタートする前に契約の内容を再確認することです。 クライアントとのコミュニケーションを通じて、要件定義フェーズでの変更点や追加要望を明確に把握し、それに基づいてプロジェクト計画の見直しを行うことが必要です。 (2)スコープを適切に管理し、システム開発を効果的に行う 初心者プロジェクトマネージャーの失敗は、クライアントの要望を正しく分析せずにシステムのスコープを設定したことにありました。 これにより、要件定義フェーズでスコープが広がり、スケジュールと工数に影響が出ました。 プロジェクト成功の鍵は、クライアントの要望を正確に理解し、必要なスコープのみを取り入れたシステム開発を行うことです。 このためには、要件定義フェーズでクライアントとの継続的な対話を重視し、要求仕様を具体的に明確化することが重要です。 (3)ステップバイステップのシステムリリースの実施 プロジェクト計画フェーズでのシステム化のスコープ決定の際、不確実性要素を適切に考慮せずに進行したことが失敗の原因でした。 プロジェクトの成功を確保するためには、スコープの広がりに柔軟に対応することが不可欠です。 そのためには、クリティカルな要件を優先し、段階的にシステムをリリースするアプローチが有効です。 このアプローチにより、ビジネスインパクトの大きい要件から始め、徐々にスコープを拡大していくことが可能です。 ステップバイステップのアプローチは、プロジェクトの進行状況とクライアントの要望との整合性を保ちながら、適切なタイミングでリリースすることができる方法です。


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6.最適な解決策

経験豊かなiPM naviのプロコンサルの知見とChatGPTのAIパワーが結集し、あなたのプロジェクトに最適な解決策をアドバイスします。

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経験とAIの統合が、効果的な意思決定と成功につながります。プロジェクトの挑戦に立ち向かうなら、この最適な解決策をを活用してください! (1)プロジェクトスコープの継続的な確認と調整 プロジェクトスコープの明確な定義と維持は、プロジェクトの成否に大きな影響を与える要素です。 失敗を避けるためには、初心者プロジェクトマネージャーが直面する可能性のある課題を予め防ぐ必要があります。 そのためには、プロジェクト計画フェーズでのスコープ定義の正確性を確保するだけでなく、要件定義フェーズや開発段階においても、プロジェクトの進捗状況とクライアントの要望を定期的に確認し、スコープの調整を行うメカニズムを構築することが重要です。 これにより、プロジェクトはクライアントの期待に応じつつ、制約となる予算やスケジュール内で効果的に進行できます。 定期的なコミュニケーションとスコープの柔軟な調整は、プロジェクトの進展を安定化させ、成功に向かう重要なステップとなります。 クライアントとの密接な協力と透明なコミュニケーションを通じて、プロジェクトの目標を達成するための土台を築きましょう。 (2)業務知識の強化と専門家のアドバイスの活用 失敗を避けるためには、初心者プロジェクトマネージャー自身がプロジェクトに関連する業務知識を獲得することが重要です。 計画段階でのスコープ定義においても、業界や領域に関する広範な知識がクリティカルです。 業務知識が乏しい状況では、クライアントの要求を適切に解釈し、正確なスコープを定義することが難しくなります。 初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの中核的なテーマや業務フロー、関連する用語などを学び、プロジェクトのコンテキストを理解する必要があります。 業務知識を獲得することで、クライアントとのコミュニケーションがスムーズになり、正確な要件の把握が容易になります。 また、業界のベストプラクティスやトレンドにも通じており、プロジェクトをより効果的に導く力となるでしょう。 業務知識を養うことで、クライアントの要望とプロジェクトのスコープを的確に結びつける能力が向上し、プロジェクトの成功に寄与します。 同時に、業界専門家や関連部門のメンバーからのアドバイスを積極的に受け入れることも大切です。 彼らの知識や経験はプロジェクトの側面を補完し、スコープ定義や要件定義の段階での正確さと適切さを確保する助けとなるでしょう。 (3)リスク管理と柔軟なリリース戦略 プロジェクト計画フェーズでのスコープ定義においては、不確実性を考慮し、リスクマネジメントのアプローチを取ることが不可欠です。 初心者プロジェクトマネージャーが直面したような問題を未然に防ぐためには、プロジェクト内外のリスクを洗い出し、評価し、それに対する対策を計画することが重要です。 リスクマネジメントによって、プロジェクトのリスクを最小限に抑え、スコープの広がりやスケジュールの遅延を防ぐことができます。 さらに、リスクに対するアクションプランを策定し、柔軟に対処することが重要です。不確実性を前提としたアクションプランは、プロジェクトの進行を安定化させ、予期せぬ問題にも迅速に対応できる体制を整える役割を果たします。 柔軟性を持ったアプローチによって、スコープの変更や要件の追加にも対応できるだけでなく、チーム全体のモチベーションを維持し、プロジェクトの成功に向けたスピーディな進捗を確保することが可能です。 (4)コミュニケーションの強化とステークホルダーの関与 プロジェクトの成否は、ステークホルダーとの良好なコミュニケーションと協力に大きく依存しています。 失敗から学び、成功を確かなものにするためには、初心者プロジェクトマネージャーは積極的なコミュニケーションの構築とステークホルダーの関与を重視すべきです。 プロジェクト計画フェーズから要件定義フェーズにかけて、クライアントや関連部門のステークホルダーとのコミュニケーションを途切れることなく維持することが肝要です。 進捗や課題、変更点に関する情報共有は、ステークホルダーがプロジェクト全体の進行状況を把握し、意思決定を行うために不可欠です。 さらに、ステークホルダーの意見やニーズを適切に収集し、プロジェクトの方向性を共有することで、スコープの変更や修正に関する合意を確保することができます。 コミュニケーションの強化は、進行中のプロジェクトの透明性を高め、問題が発生した際にも迅速な対応を可能にします。 ステークホルダーの関与を高めることで、プロジェクトの成功確率を高めるだけでなく、クライアントやチームとの信頼関係を築く土台を構築します。


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7.初心者PMが身につけるべきスキル

プロジェクトの事例から初心者プロジェクトマネージャーに必要なスキルを紹介します。

iPM naviのプロコンサルの知見とChatGPTのAIパワーが結集し考えた最適な解決策を、初心者プロジェクトマネージャーが実行するには、以下のスキルが求められます。 解決策1: プロジェクトスコープの継続的な確認と調整 スキル:スコープ定義と確認のスキル プロジェクトスコープを継続的に確認し、必要に応じて調整するスキルは、プロジェクトマネージャーにとって不可欠です。 これによってスコープの変更や追加要件に適切に対応し、プロジェクトが目標を達成するための基盤を確立できます。 解決策2: 業務知識の強化と専門家のアドバイスの活 スキル:業務知識の獲得と専門家からの助言の活用 プロジェクトの業務知識を深化させ、専門家のアドバイスを受け入れるスキルは、プロジェクトマネージャーにとって成功への鍵です。 業務知識を活かすことでスコープを適切に定義し、専門家の意見を取り入れることで正確な判断を行えます。 解決策3: リスク管理と柔軟なリリース戦略 スキル:リスク管理と柔軟なリリース戦略の策定スキル リスクの適切な管理と変化への柔軟な対応能力は、初心者プロジェクトマネージャーにとって不可欠です。 これにより、スコープの変更や問題の発生にも迅速かつ効果的に対処し、プロジェクトの進行を円滑にすることができます。 解決策4: コミュニケーションの強化とステークホルダーの関与 スキル:効果的なコミュニケーションとステークホルダーの協力を確保するスキル プロジェクトの成功に向けては、ステークホルダーとの良好なコミュニケーションを確立し、ステークホルダーの関与を確保するスキルが必要です。 これによって、プロジェクトの方向性がクリアになり、チーム全体が目標に向かって協力できる状態を作り出せます。


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8.QAセッション

これらのスキルを持つ初心者プロジェクトマネージャーは、失敗プロジェクトから学びながら、総合テストの問題を解決し、プロジェクトの成功に導くことができるでしょう。


失敗プロジェクトの原因に関する質問に答えるQ&Aセッションを設けています。


皆さんの疑問や質問に対応することができます。


失敗プロジェクトに対する理解を深め、同じような失敗を回避するためのアドバイスをします。


iPM naviのサイトにアクセスしてコミュニティーに登録してください。


今回のコラムの未公開情報が読めます。


また、無料で大手コンサルファームの社員や出身者からアドバイスを受けれます。


ファームの人材とコミュニケーションが取れるイイ機会です。


是非、ご利用ください。

コミュニティに参加してコンサルタントからアドバイスをもらう風景

*メンバー登録(無料)する前にiPM naviでどんなことができるのか?を確認する。


最後まで読んでくれて有難う御座いました。


 

◾️information

プロジェクトマネージャーを目指すなら必見!計画書の作り方を解説


プロジェクトマネージャーになるために欠かせないスキルの一つが、プロジェクト計画書の作成です。


しかし、初めて計画書を作成する人にとっては、何から手を付けていいか分からず苦戦することもあります。


そこで、プロジェクト計画書の作成手順を分かりやすく解説します。

プロジェクト計画書の作り方を教える女性コンサルタント

 

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