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始める前から「予算オーバー」させない

writing by MASA *このコラムはiPM naviで配信しています プロジェクトのコストマネジメントでは、計画と実績の乖離を分析します。

・計画コスト > 実績コスト ➡︎ 黒字プロジェクト

・計画コスト < 実績コスト ➡︎ 赤字プロジェクト

しかし、『計画コスト < 見積り金額 ➡︎ 始める前から赤字プロジェクト』、このような摩訶不思議なプロジェクトがあります

 

監修:Yuichiro Hayashi 2000年に大手コンサルファームBにジョイン。 同社の創業時からパートナーとして、セールス・コンサルティングとあらゆる組織で活躍しビジネスの拡大に貢献。 2005年にコンサルファームを設立。 総数2,000以上のプロジェクトに携わり、経験したプロジェクトの検証と分析から『現場で使えるノウハウやリスク情報』を法人顧客やフリーランスPMOに提供。 2020年に大手クラウドソーシング 取締役としてジョイン。 大手コンサルファームBでのセールススキルを活かして同社スタートアップサービスの拡大に貢献。

 

こんにちは、プロコンサルのMASAです。

iPM PREMIUMで運営しているオンラインサロンでは、プロコンサルが企業さまのPMへ個別のレクチャーやプロジェクトの後方支援を行なっています。 その活動を通じて、プロジェクトを成功に導くために活用した大手コンサルファームならではの特別なノウハウやメソッドをコラムにしています。 今回のコラムは、某IT企業の情報システム部に所属する20代後半の方からのご相談となります。

 

MASAのキャリア 2004年に大手コンサルファームBにジョイン。 大手事業会社をクライアントに持ち、クライアント社内で活用する品質マネジメント基準・開発プロセス基準の策定に従事。 また、PMOとしてクライアントのプロジェクト推進及び品質維持に貢献しプロジェクトを成功に導いた。 2016年に大手コンサルファームMにジョイン。 大手エネルギーインフラ会社のガバナンス部門にて、大規模システム開発プロジェクトのマネジメント品質管理に従事。PMOとしてプロジェクト運営における問題点の可視化とプロジェクトマネージャおよび上位層への改善提案によりプロジェクトを成功に導いた。

 
PMからのご相談


■相談者 某IT企業の情報システム部に所属する20代後半 ■相談内容 わたしは、某企業の情報システム部に勤務しています。 社内のシステムを全般に受け持っている部署で、わたしは新規開発のPMをやっています。 PM歴は浅く1年程度(20代後半)です。 ①毎回ITプロジェクトは、わたしが中心になって各部署の要件を整理して要件定義を行います。 ②要件に抜け漏れは一切ありません。 ③開発工程(基本設計以降)は、お付き合いを継続しているITパートナーに作業を依頼しているため、要件定義書をもとに『見積り』を受け取ります。 ④また、わたしは要件定義書をITパートナーに提出する前に自分で工数算出を行います。 ⑤しかし、毎回見積り金額が社内の予算をオーバーして提出されてきます。 ⑥なぜ、毎回予算内に収まらないのか不思議です。 相談のポイント ①常に要件定義は完璧である。 ②しかし、常にITパートナーの見積もりは計画コストオーバーの提案である。 ③相談者は、始める前から計画コストオーバーとなる原因がわからない。


こんな時は、こうしてみれば良いですよ!

このように前提条件を整理しました。 ・相談者の取りまとめた要件定義書に抜け漏れがない。 ・相談者の算出した工数がITパートナーの見積りと比べて±20%未満である。 それではどうやって、プロジェクトを予算内に着地(落としどころ)させれば良いのか? アプローチしていきましょう! アプローチ1 ITパートナーに、品質目標と納期目標は必須条件とした上で、『生産性が上がる開発手順』を提案してもらう。 アプローチ2 その提案をPMおよび上司が納得できる提案であれば受け入れる。 ポイントは、事前に『実現したい要件の優先度を付ける』ことで、優先度の低いものは、開発スコープから除外するように調整しておく。 除外した要件は、次回の開発に盛り込む事を前提にして、その除外機能が本当に関連部署にとって必要なモノなのかを一緒に考えておく。 アプローチ3 開発スコープを縮小しても予算を超過している場合は、ビジネスインパクトを関連部署と協議して追加予算を依頼する。 *ビジネスとして、本当に必要であれば予算追加を了承してくれる可能性も高いから。

📄 メモ

顧客は、開発チームからのスコープの絞り込みの依頼を非常に拒むものです。 そのため、浪花節でのお願いではなく論理的にビジネスのインパクの優先度を確認しながら進めるのが良いでしょう。 優先度の決め方の参考になるコラムを紹介します。 こちらとなります↓


 

今回のアプローチの中で、ITパートナーへ『生産性が上がる開発手順』を提案してもらうとしています。 決して、あげ足取りや嫌がらせ、下請けイジメで依頼するということではありません。あくまでもプロジェクトを上手く推進していく上での建設的な考え方です。 大抵の場合は、ITパートナーも顧客(あなた)に、喜んでもらえるように精一杯知恵を出してくれます。 やはり、限界はあるものです。 そのようなこともPMは考慮して、顧客とスコープの優先度を付けたり、顧客の予算に応じた目標設定の提案も視野に入れてください。 最後まで読んでいただき有難う御座いました。

 

わたしのコラムで、あなたのお役に立てれば幸いです。

品質管理・スコープ管理、こんなようなコラムを配信していこうと思ってます。

ぜひ、今後とも応援を宜しくお願いします。

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