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【失敗プロジェクト】 クライアントとの合意が欠けるとプロジェクト失敗に?プロジェクトマネージャーが知るべき3つのポイント


プロジェクトマネージャーとして、初めてプロジェクトを担当すると、失敗する可能性が高いものです。


失敗は避けられないものではありませんが、失敗した経験から学び、次回は成功に向けた改善を行うことができます。


そこで、iPM naviとChatGPTがコラボレーションして、あなたに向けたスキルアップできるコラムを配信しています。


このコラムでは、失敗プロジェクトの事例を元に初心者プロジェクトマネージャーが陥りがちな問題点や改善方についてアドバイスをしていきます。


以下の方にオススメのコラムです!!


・プロジェクトマネージャーになりたい方

 

・現在プロジェクトを進めている方

 

・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方

 

・初めてプロジェクトを担当する方 

 

・プロジェクトの成功に向けて改善を考えている方 是非、このコラムを参考にしてみてください。

 

監修:プロコンサル Yuichiro Hayashi 2000年に大手コンサルファームBにジョイン。 同社の創業時からパートナーとして、セールス・コンサルティングとあらゆる組織で活躍しビジネスの拡大に貢献。 2005年にコンサルファームを設立。総数2,000以上のプロジェクトに携わり、経験したプロジェクトの検証と分析から『現場で使えるノウハウやリスク情報』を法人顧客やフリーランスPMOに提供。 2020年に大手クラウドソーシング 取締役としてジョイン。大手コンサルファームBでのセールススキルを活かして同社スタートアップサービスの拡大に貢献。

 

目次:


1.はじめに

初心者プロジェクトマネージャーが陥った失敗プロジェクトから学び、クライアントとスコープの合意を取り、プロジェクト成功に導くための解決策を提案します。 クライアントとスコープの確定日と条件設定、Q&Aの管理、設計書の修正の重要性を紹介し、予算超過や完成しないシステムのリスクを回避する方法を説明します。


時短したい人は30秒動画でこのコラムのポイントをお伝えしてます!!

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2.失敗プロジェクトの事例

▪️プロジェクトのスコープと体制▪️ ・クライアントは大手通販会社 ・クライアントの情報システム部で基幹業務の新規構開発を実施 ・製造管理、仕入管理、顧客管理がシステム化対象 ・中堅SierのA社が開発全般を請け負う ・開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成 ・プロジェクトマネージャーはA社の佐藤(PM初心者)


▪️失敗プロジェクトの内容▪️ 総合テスト工程で問題が起こりました。

当該工程が10%経過したときに、一部のクライアント要件が確定していないという課題が未解決のままプロジェクトを進めていたことが判明しました。

そこで初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトオーナーにスケジュールの延期を求めました。

しかし、プロジェクトオーナーは「当社としてもスケジュールを変更されるのは困る。計画通りに納品そして欲しい」とクレームがありました。

初心者プロジェクトマネージャーは、この問題を回避することができず、

・クライアントの要求が欠落したシステムの完成。

・大幅な予算超過。

このようにプロジェクトが破綻して失敗に終わりました。

**守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。

3.失敗の原因

この原因は、以下の通りでした。 (1)クライアントの要望に関するQ&Aが管理されていなかった。 (2)プロジェクトを進行している中でクライアントの要望が変更になった時に設計書を修正しなかった。 (3)スコープの確定日と確定するための条件をクライアントと決めていなかった。

4.ChatGPTのアドバイス

データを収集して分析した結果から解決策を導いています。 (1)クライアントとの合意の重要性

プロジェクト開始前に、クライアントとスコープの確定日と確定するための条件を決め、スコープ変更に対する追加費用やスケジュールの変更などのリスクを共有することが必要です。 プロジェクト開始後も、クライアントの要望に対するQ&Aを適切に管理し、要望変更があった場合には設計書の修正を行い、変更による影響を検討した上で、クライアントと再度合意を取ることが大切です。 (2)スコープ確定日と条件設定の方法 スコープ確定日と確定するための条件設定は、プロジェクト開始前にクライアントとの面談を行い、要件定義書や仕様書を確認しながら、プロジェクト全体の進行スケジュールを作成することが必要です。 進行スケジュールには、各工程の期限や責任者、進捗管理の方法、リスク管理のプロセスなどが含まれます。 これらのスケジュールを共有し、クライアントが期待する成果物が明確になるように説明することが重要です。 また、スコープ変更に対する追加費用やスケジュールの変更についても、プロジェクトチームとクライアントが事前に合意しておくことが必要です。 (3)Q&Aの管理と設計書の修正の重要性 プロジェクト進行中に、クライアントからの質問や要望が発生することがあります。 その際には、迅速かつ適切に回答することが必要です。 また、クライアントからの要望によっては、設計書の修正が必要になる場合があります。 このような場合には、スコープ変更につながらないように、プロジェクトチームとクライアントが共に検討し、変更による影響を評価し、クライアントと再度合意を取ることが必要です。

5.iPM naviプロコンサルのアドバイス

Pro consultant MIRIO 実践ノウハウから解決策を導いています。 (1)クライアント要件が確定している部分をスコープとして再定義してシステムを開発する。 クライアントとスコープの合意がないまま進めると、スコープが拡大してしまう可能性があります。 そこで、確定しているクライアント要件をスコープとして再定義することで、スコープの範囲を明確にし、プロジェクトの進行を安定化させることができます。 また、この方法によって、クライアントとの信頼関係も構築でき、今後のプロジェクトの成功につながります。 (2)要件確定のゴールを設定しクリティカルなビジネス要件だけをスコープとして再定義してシステムを開発する。 プロジェクト進行中にクライアントの要件が変更されることはよくあることですが、それらすべてを対応することは不可能です。 そこで、クリティカルなビジネス要件だけをスコープとして再定義し、要件確定のゴールを設定することで、プロジェクトを進めることができます。 この方法により、時間と予算の無駄を省くことができます。 (3)要件確定のゴールを設定しクライアントの全ての要件を盛り込むようにシステムを作り直す。 最も確実な方法は、要件確定のゴールを設定し、クライアントの全ての要件を盛り込むようにシステムを作り直すことです。 これによって、クライアントとの信頼関係を構築することができ、今後のプロジェクトの成功につながる可能性があります。 ただし、この方法は時間と予算の面でコストが高いため、慎重に検討する必要があります。

いずれの解決策を採用するにしても、クライアントとのコミュニケーションが重要です。 クライアントの要件を正確に把握し、その要件が変更された場合にも適切に対応することがプロジェクトの成功につながります。 また、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進行状況を適宜報告し、進捗管理を徹底することが重要です。


6.最適な解決策

iPM naviとChatGPTのアドバイスから最適な解決策となります。 (1)要件確定のためのコミュニケーションプランの策定 この解決策は、クライアントとのコミュニケーションを改善することに焦点を当てたものです。 プロジェクト開始時に、クライアントとのコミュニケーションプランを策定し、プロジェクトの進行に従って定期的に更新することで、クライアント要件の確定に取り組みます。 このプランには、コミュニケーション方法、タイミング、場所、参加者、文書化方法、確認方法などが含まれます。 また、クライアントのニーズを確実に把握するために、プロジェクトのコミュニケーションチャンネルを開放することも考慮されます。 (2)アジャイル開発を採用する

アジャイル開発は、クライアント要件が変更される可能性がある場合に有効な手法です。 この手法では、プロジェクトが進行するにつれて、クライアントと定期的に対話し、必要な変更を行います。 この方法を採用することで、クライアント要件が未確定の場合でも、変更を反映させることができます。 また、アジャイル開発は、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応を可能にするため、プロジェクトの管理も容易になります (3)リスクマネジメントを実施する

リスクマネジメントは、プロジェクトのリスクを特定し、評価し、優先順位を付けて、対策を講じることです。 クライアント要件の確定に問題がある場合、それがプロジェクトにどのようなリスクをもたらすかを洗い出し、対策を講じます。 例えば、クライアント要件の確定が遅れることによって、納期が遅れるリスクがある場合、バッファ期間の確保や、リソースの増加などの対策を講じることができます。 リスクマネジメントを実施することで、プロジェクトの失敗を防ぎ、クライアント要件の確定に対するリスクに備えることができます。 (4)要件定義書の作成 要件定義書は、プロジェクトにおけるクライアント要件を明確に定義し、プロジェクトの範囲や目的、機能、性能などを文書化するものです。 この書類は、プロジェクトのすべての関係者が共有し、クライアントとの合意を確認することができます。 要件定義書は、クライアント要件の確定に役立つだけでなく、プロジェクトの進捗状況を管理するための基礎となるものでもあります。 以上の解決策を組み合わせることで、クライアント要件の確定に対処することができます。 プロジェクトマネジャーは、クライアントとのコミュニケーションを重視し、アジャイル開発やリスクマネジメントを実施し、要件定義書を作成することで、プロジェクトの成功に向けた道筋を作ることができます。

7.初心者PMが身につけるべきスキル

今回の失敗プロジェクトの事例から初心者プロジェクトマネージャーには以下のスキルが求められます。 (1)コミュニケーションスキル クライアントとのコミュニケーションを円滑に行うためには、明確で正確な伝達能力が必要です。 初心者プロジェクトマネージャーは、クライアントとのやり取りを適切に文書化し、適切なタイミングでコミュニケーションを行うことが重要です。 (2)分析能力 要件確定には、クライアントが望む成果物を正確に理解することが必要です。 初心者プロジェクトマネージャーは、クライアントが要求する機能や機能の優先順位を正確に理解するために、適切な分析能力を備えている必要があります。 (3)リーダーシップ能力 クライアント要件の確定には、多数のステークホルダーとの調整が必要です。 初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのリーダーとして、ステークホルダーをリードし、プロジェクトの進捗状況を監視する能力が必要です。 (4)問題解決能力 クライアント要件の確定には、多数の課題や障害が存在する可能性があります。 初心者プロジェクトマネージャーは、問題を特定し、解決策を提供する能力が必要です。 (5)プロジェクト管理能力 初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを適切に管理し、クライアント要件の確定に向けて進捗状況を追跡することが重要です。 スケジュール管理、リソース管理、予算管理、品質管理など、プロジェクトの様々な側面を統括するための適切な能力が必要です。


8.QAセッション

失敗プロジェクトの原因に関する質問に答えるQ&Aセッションを設けています。 皆さんの疑問や質問に対応することができます。 失敗プロジェクトに対する理解を深め、同じような失敗を回避するためのアドバイスをします。 iPM naviのサイトにアクセスしてコミュニティーに登録してください。 大手コンサルファームの社員や出身者が無料でアドバイスします。 ファームの人材とコミュニケーションが取れるイイ機会です。 是非、ご利用ください。 またコミュニティでは今回の失敗プロジェクトをプロジェクトの教訓としてリスク管理表にまとめました。 こちらも併せてチェックしてください!!

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最後まで読んでくれて有難う御座いました。





 

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